Naantali Marina Yacht Club

Asiakasrekisterin rekisteriseloste

Luottamuksellinen 1.1.2023

Henkilötietolain mukainen rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä: Naantali Marina Yacht Club

Rekisterin nimi: NMYC Jäsenrekisteri.

Rekisterin pitämisen peruste: jäsensuhde.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteritietoja voidaan käyttää NMYC:n sekä sen yhteistyötahojen ja jäsenten välisen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinatutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin. Rekisteritietoja voidaan käyttää NMYC:n ja jäsenten väliseen tiedottamiseen, markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi) ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Jäsenen ottaessa yhteyttä NMYC:hen voidaan viestintä, kuten sähköpostit- tai pikaviestit tallentaa. Tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakaspalvelutapahtumien todentamiseen ja mahdollisten ongelmatilanteiden ratkaisemiseen. Tallenteet tuhotaan, kun niitä ei enää tarvita edellä mainittuihin tarkoituksiin. Ainoastaan jäsentietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri voi sisältää NMYC:n jäsenistä seuraavia tietoja:

• Jäsenen nimi

• Jäsenen sähköpostiosoite

• Jäsenen puhelinnumero

• Jäsenen asiakas- tai käyttäjätunnus

• Jäsenyyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilatut palvelut, laitteet, sopimussuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä, palveluiden avaus- ja irtisanomispäivämäärät, tilauksen arvo, tilaus- ja toimituspäivä, peruutus- ja palautustiedot, palvelujen käyttö- ja toimitusosoite

• Jäsenhistoria kuten palvelumuutokset, asiakkaan yhteydenotot, tarjous-, tilaus- ja sopimustiedot

• Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

• Asiakaspalvelutilanteeseen liittyvän viestinnän tallennus

• Laskutustapatieto, laskutusyhteystiedot ja muut laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

• Asiakkaan itsensä antamat tai muutoin asiakkaan suostumuksella kerätyt lisätiedot (esim. asiakaskyselypalautteet)

• Rekisterin sisältämistä tiedoista koostetut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta relevantit asiakasta koskevat tiedot

Rekisteritietojen tietolähde

Henkilötietoja kerätään NMYC tarjoamien palveluiden rekisteröitymisen yhteydessä ja palveluita käytettäessä.

Tietojen luovutus

NMYC voi luovuttaa rekisteritietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita NMYC:n alihankkijoilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. NMYC voi myös käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä.

Asiakasrekisterin luottamuksellisuus

Koko NMYC:n henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Jäsensuhteen päätyttyä asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen. Velvollisuus poistaa tiedot ei koske henkilötietoja, joita käytetään NMYC prospektirekisterin tarkoituksiin eikä tietoja, jotka sisältyvät tavallisiin varmuuskopioihin, joista jäsenen henkilötietojen yksilöllinen poistaminen ei olisi mahdollista ilman merkittäviä ponnisteluja tai kustannuksia.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on asiakasrekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna NMYC Kommodorille.